IL SISTEMA CONTABILE

La contabilità generale registra tutti i fatti di gestione che avvengono in una azienda che riguardano le voci che poi risulteranno nel bilancio. Si chiama contabilità generale per distinguerla dalle contabilità speciali che si occupano di un oggetto particolare (ad esempio: contabilità del personale, contabilità di magazzino, contabilità dei costi, ecc.).
Per tenere la contabilità c’è bisogno dei conti. Il conto è l’insieme delle registrazioni riguardanti un determinato oggetto contabile. Ha la forma di un prospetto a due sezioni. Sopra si scrive il nome del conto. La sezione di sinistra si chiama dare, la sezione destra si chiama avere (sono dei nomi convenzionali).
Quando si scrive un importo nella sezione “dare” si dice che il conto è stato “addebitato”. Quando si scrive un importo nella sezione “avere” si dice che il conto è stato “accreditato”.

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Per tenere la contabilità generale c’è bisogno di:

• un sistema contabile

• un metodo di registrazione

Il sistema contabile ci dice come si classificano i conti. Il sistema contabile più usato classifica i conti in:

• conti finanziari 

• conti economici

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CONTI FINANZIARI E CONTI ECONOMICI

I conti finanziari sono quelli intestati agli oggetti finanziari, cioè tutto quello che rappresenta denaro, crediti e debiti. Ad esempio: Denaro in cassa, Cambiali attive, Cambiali passive, Banca c/c, Assegni, Crediti v/ clienti, Debiti v/ fornitori, Mutui passivi, Valori bollati, IVA a credito, IVA a debito, ecc.
I conti economici (praticamente tutti gli altri conti) sono quelli intestati ai costi, ai ricavi e alle parti del patrimonio netto. Ad esempio: acquisto merci, vendita merci, fitti attivi, fitti passivi, interessi attivi, interessi passivi, costo del personale, spese di trasporto, spese telefoniche, costi energia, automezzi, fabbricati, macchinari, arredamento, patrimonio netto, utile di esercizio, perdita di esercizio, prelevamenti del titolare, ecc.

Nel bilancio i conti finanziari vanno tutti nello Stato Patrimoniale. I conti economici invece, vanno in parte nello Stato Patrimoniale e in parte nel Conto Economico. 
Vanno nel C.E. i costi e ricavi di competenza dell'esercizio, vanno nello S.P. i costi e ricavi che riguardano due o più esercizi (i costi pluriennali, i costi sospesi, i ricavi sospesi) e i conti che rappresentano le parti del patrimonio netto. Il reddito di esercizio risulta sia nello S.P. che nel C.E.

I conti finanziari funzionano nel modo seguente: 

• quando si ha una variazione finanziaria positiva (VF+) l’importo va scritto nella sezione sinistra (cioè dare) 

• quando si ha una variazione finanziaria negativa (VF-) l’importo va nella sezione destra (cioè avere)

Esempi:

1. si ha una entrata di denaro in cassa di 200 euro = nel conto denaro in cassa bisogna scrivere 200 nella sezione sinistra (dare);

2. si ha una uscita di cassa di 140 euro = bisogna scrivere 140 nella sezione di destra (avere). 

In parole semplici il conto denaro in cassa funziona così: le entrate di cassa si scrivono a sinistra (dare) le uscite di cassa di scrivono a destra (avere).
I conti economici invece funzionano al contrario: 

• quando si ha una variazione economica positiva (VE+), quindi aumento di ricavi o diminuzione di costi, l’importo va scritto nella sezione destra (cioè avere)

• quando si ha una variazione economica negativa (VE-), quindi aumento di costi o diminuzione/rettifica di ricavi, l’importo va scritto nella sezione sinistra (cioè dare) 

Esempi: 

1. abbiamo un costo di 50 euro per fitti passivi = dobbiamo scrivere 50 nella sezione sinistra (dare) del conto fitti passivi perché è una variazione economica negativa (più costi); 

2. abbiamo un ricavo per vendita di merci per 900 euro = dobbiamo scrivere 900 nella sezione destra (avere) del conto merci c/vendite perché è una variazione economica positiva (più ricavi); 

3. abbiamo un costo per acquisto di merci per 80 euro = dobbiamo scrivere 80 nella sezione sinistra (dare) del conto merci c/acquisti perché è una variazione economica negativa (più costi).

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METODO DI REGISTRAZIONE DELLA PARTITA DOPPIA

Il metodo di registrazione è l’insieme delle regole e degli strumenti per registrare i fatti di gestione. Il metodo usato è quello della partita doppia.
Le regole della partita doppia sono:

• quando si registra un fatto sono interessati minimo due conti, da cui il nome di partita (ossia importo) doppia.

• quando si registra un fatto di gestione il totale degli addebitamenti (importi in “dare”) deve essere uguale al totale degli accreditamenti (importi in “avere”).

Gli strumenti della partita doppia sono:

1. il piano (o quadro) dei conti (cioè l’elenco dei conti divisi in gruppi)

2. il libro mastro (che contiene l’insieme dei conti, detti anche mastrini)

3. il libro giornale dove i fatti sono registrati in ordine cronologico in una certa forma (c.d. articoli)

Ogni volta che rileviamo un fatto di gestione dobbiamo registrarlo sia nei conti interessati (minimo 2) del libro mastro, sia nel libro giornale.

Quando acquistiamo beni e servizi, l'IVA che paghiamo al nostro fornitore, è IVA a credito, perché lo Stato ce la deve rimborsare. Viceversa, quando vendiamo beni e servizi, l'IVA che incassiamo dai nostri clienti, è IVA a debito in quando dobbiamo versarla allo Stato. Praticamente chi ha la partita IVA deve versare periodicamente allo Stato la differenza tra l'IVA incassata sulle vendite (a debito) e l'IVA pagata sugli acquisti (a credito).
Alla fine dell’esercizio amministrativo (al 31/12) i conti vanno chiusi per poter “fotografare” la situazione patrimoniale ed economica dell'azienda nel bilancio. Per chiudere un conto bisogna fare in modo che i totali delle due sezioni risultino in pareggio. Per fare ciò si calcola il totale della sezione “dare” e il totale della sezione “avere”. La differenza tra i due totali, chiamata saldo, va registrata nella sezione dove il totale è minore. A questo punto si scrivono i totali delle due sezioni che quindi risultano in pareggio. I conti e i relativi saldi vanno quindi riportati, inseriti ovviamente nella esatta classe, sottoclasse, voce e sottovoce dello Stato Patrimoniale o del Conto Economico, che (insieme alla relazione dell’amministratore e ai vari allegati) costituiscono il bilancio di esercizio: il documento contabile fondamentale.